Kho thương mại điện tử là gì? Thông tin cần biết về kho thương mại điện tử

1. Kho thương mại điện tử là gì?

Kho thương mại điện tử (TMĐT) là loại kho bãi chuyên biệt dành riêng để lưu trữ, quản lý và phân phối các sản phẩm của các doanh nghiệp hoạt động trên các sàn thương mại điện tử hoặc bán hàng trực tuyến. Với sự bùng nổ của ngành TMĐT tại Việt Nam, kho TMĐT đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và giao nhận một cách hiệu quả, nhanh chóng đến tay người tiêu dùng.

Việt Nam hiện đang là một trong những thị trường thương mại điện tử phát triển nhanh nhất khu vực Đông Nam Á. Tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ này thúc đẩy sự phát triển của hệ thống kho thương mại điện tử hiện đại và hiệu quả, nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ và phân phối sản phẩm ngày càng lớn.

2. Chức năng của kho thương mại điện tử

Kho thương mại điện tử có các chức năng quan trọng sau:

2.1. Lưu trữ hàng hóa: Kho thương mại điện tử là nơi lưu trữ sản phẩm từ các nhà cung cấp, cửa hàng trực tuyến hoặc các sàn thương mại điện tử. Kho TMĐT thường được thiết kế để tối ưu hóa không gian và đảm bảo rằng các sản phẩm dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ an toàn và đảm bảo chất lượng.

2.2. Xử lý đơn hàng: Một chức năng quan trọng khác là xử lý đơn hàng. Kho TMĐT cần có hệ thống công nghệ hiện đại, cho phép xử lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày, từ việc lấy hàng (picking), đóng gói (packing), đến vận chuyển (shipping) cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

2.3. Phân loại và kiểm kê hàng hóa: Kho TMĐT sử dụng các hệ thống kiểm kê hiện đại, như mã vạch, RFID và phần mềm quản lý kho, giúp phân loại và kiểm kê sản phẩm chính xác. Điều này giúp quản lý tốt số lượng tồn kho và đảm bảo khách hàng luôn được cung cấp thông tin chính xác về tình trạng sản phẩm.

2.4. Hoàn trả và xử lý hàng hóa lỗi: Kho thương mại điện tử cũng đảm nhận nhiệm vụ xử lý hàng hoàn trả từ khách hàng, kiểm tra chất lượng và phân loại các sản phẩm lỗi để tái sử dụng hoặc xử lý phù hợp.

2.5. Tối ưu hóa quá trình vận chuyển: Kho TMĐT đóng vai trò kết nối với các dịch vụ vận chuyển, giúp phân phối hàng hóa đến các địa điểm giao hàng, tối ưu hóa tuyến đường và giảm thiểu chi phí vận chuyển. Điều này giúp giảm thời gian giao hàng, mang lại trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng.

3. Nhiệm vụ của kho thương mại điện tử

Kho TMĐT có những nhiệm vụ chính bao gồm:

3.1. Đảm bảo sẵn sàng hàng hóa: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kho TMĐT là đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này đòi hỏi một hệ thống quản lý tồn kho chặt chẽ và khả năng dự đoán nhu cầu chính xác để duy trì đủ lượng hàng tồn kho.

3.2. Tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng: Với khối lượng đơn hàng lớn và yêu cầu giao hàng nhanh, kho TMĐT cần tối ưu hóa quy trình xử lý để đảm bảo đơn hàng được đóng gói và giao đi trong thời gian ngắn nhất. Điều này đòi hỏi quy trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả, cùng với công nghệ hiện đại hỗ trợ.

3.3. Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho: Kho TMĐT cần có các biện pháp bảo quản tốt, nhất là đối với các sản phẩm nhạy cảm như thực phẩm, mỹ phẩm hoặc các sản phẩm công nghệ cao. Kho phải đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát và luôn ở trạng thái tốt nhất khi đến tay khách hàng.

3.4. Quản lý hàng hoàn trả và tồn kho: Đối với TMĐT, tỷ lệ hàng hoàn trả thường cao do khách hàng mua sắm trực tuyến không thể trực tiếp kiểm tra sản phẩm trước khi mua. Kho TMĐT phải có quy trình xử lý hàng hoàn trả chặt chẽ để kiểm tra, phân loại và tái nhập hàng vào kho khi cần.

3.5. Cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng: Một số kho TMĐT cung cấp thêm các dịch vụ giá trị gia tăng như dán nhãn, đóng gói theo yêu cầu của khách hàng, hoặc thêm quà tặng vào đơn hàng. Những dịch vụ này giúp tăng trải nghiệm mua sắm và tạo sự khác biệt cho doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh.

4. Quy trình khai thác hàng nhập tại kho thương mại điện tử

Quy trình khai thác hàng nhập tại kho thương mại điện tử bao gồm các bước chính sau:

4.1. Bước 1: Nhận thông tin và lập kế hoạch nhập hàng

· Nhận thông tin hàng nhập: Kho nhận thông báo từ nhà cung cấp hoặc các đối tác vận chuyển về lô hàng sẽ nhập kho, bao gồm thông tin chi tiết về số lượng, loại hàng hóa và thời gian dự kiến hàng đến.

· Lập kế hoạch nhập hàng: Dựa trên thông tin hàng đến, kho sẽ lập kế hoạch sắp xếp không gian và nhân lực để xử lý hàng nhập, tránh tình trạng ùn tắc hoặc thiếu chỗ lưu trữ.

4.2. Bước 2: Kiểm tra và nhận hàng

· Kiểm tra chứng từ: Nhân viên kho sẽ kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng nhập, bao gồm phiếu giao hàng và các giấy tờ xác nhận khác từ nhà cung cấp.

· Kiểm tra hàng hóa thực tế: Hàng hóa sẽ được kiểm tra thực tế để đảm bảo đúng với mô tả và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Các thông tin như số lượng, loại hàng, và chất lượng được ghi nhận và so sánh với chứng từ.

· Quét mã vạch: Mỗi kiện hàng hoặc sản phẩm sẽ được quét mã vạch và cập nhật vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo việc theo dõi chính xác.

4.3. Bước 3: Nhập hàng vào kho

· Sắp xếp hàng hóa: Hàng hóa được đưa vào khu vực lưu trữ được chỉ định. Tùy thuộc vào loại hàng, sản phẩm sẽ được đặt ở các kệ hoặc khu vực phù hợp để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.

· Cập nhật vào hệ thống quản lý kho (WMS): Mọi thông tin về vị trí, số lượng và đặc điểm hàng hóa được nhập vào hệ thống WMS để theo dõi tồn kho chính xác.

4.4. Bước 4: Kiểm tra và báo cáo

· Kiểm tra lại hàng hóa: Đội ngũ nhân viên kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo không có lỗi sai sót trong quá trình nhập hàng.

· Báo cáo hàng nhập: Sau khi hoàn tất, kho sẽ cập nhật tình trạng hàng hóa trong hệ thống, và gửi báo cáo đến các bộ phận liên quan để thông báo về lượng hàng đã nhập.

5. Quy trình khai thác hàng xuất tại kho thương mại điện tử

Quy trình khai thác hàng xuất tại kho thương mại điện tử cũng cần được tối ưu hóa để đảm bảo đáp ứng các đơn hàng một cách nhanh chóng, chính xác.

5.1. Bước 1: Nhận đơn hàng và lập kế hoạch xuất hàng

· Nhận thông tin đơn hàng: Bộ phận kho nhận đơn hàng từ hệ thống bán hàng hoặc từ các sàn thương mại điện tử với đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng và thời gian giao hàng.

· Lập kế hoạch xuất hàng: Kho sắp xếp và lên kế hoạch về nhân lực, thiết bị, và lộ trình để xử lý các đơn hàng một cách hiệu quả nhất.

5.2. Bước 2: Lấy hàng (Picking)

· Lấy hàng theo đơn: Nhân viên kho thực hiện picking theo danh sách hàng cần lấy, đảm bảo hàng hóa được lấy đúng số lượng và đúng loại theo yêu cầu.

· Quét mã vạch: Mỗi sản phẩm lấy ra sẽ được quét mã vạch để xác nhận trong hệ thống, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác.

5.3. Bước 3: Kiểm tra và đóng gói

· Kiểm tra hàng trước khi đóng gói: Nhân viên sẽ kiểm tra lại hàng hóa đã được lấy theo đơn, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng, đồng thời phát hiện kịp thời các sai sót.

· Đóng gói hàng hóa: Hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các sản phẩm dễ vỡ hoặc hàng hóa có yêu cầu đặc biệt sẽ được xử lý và đóng gói riêng.

· In và dán nhãn vận chuyển: Nhãn vận chuyển được in và dán lên gói hàng. Nhãn này bao gồm các thông tin như mã đơn hàng, địa chỉ nhận hàng, và mã vạch để dễ dàng theo dõi.

5.4. Bước 4: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

· Chuẩn bị bàn giao hàng: Hàng hóa sau khi đóng gói và dán nhãn sẽ được chuyển đến khu vực tập kết chờ giao cho đơn vị vận chuyển.

· Kiểm tra và bàn giao: Nhân viên kho kiểm tra lại hàng hóa và bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo danh sách đã lập. Biên bản bàn giao hàng hóa được lập để xác nhận quá trình giao nhận.

5.5. Bước 5: Cập nhật trạng thái đơn hàng và lưu trữ hồ sơ

· Cập nhật trạng thái đơn hàng: Sau khi hàng hóa được giao cho đơn vị vận chuyển, hệ thống quản lý đơn hàng sẽ được cập nhật để thông báo cho khách hàng về tình trạng đơn hàng.

· Lưu trữ hồ sơ và chứng từ: Các hồ sơ liên quan đến đơn hàng, biên bản giao nhận và các chứng từ khác được lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.

6. Nhu cầu phát triển kho thương mại điện tử tại Việt Nam

Tại Việt Nam, sự phát triển của các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, và các nền tảng bán hàng trực tuyến của doanh nghiệp đang thúc đẩy nhu cầu cao đối với kho TMĐT. Các yếu tố thúc đẩy nhu cầu phát triển kho TMĐT bao gồm:

6.1. Gia tăng lượng đơn hàng trực tuyến: Với số lượng người mua sắm trực tuyến tăng nhanh, đặc biệt sau đại dịch, nhu cầu xử lý và lưu trữ hàng hóa đã tăng cao. Các kho TMĐT phải mở rộng quy mô và cải thiện khả năng xử lý đơn hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường.

6.2. Cạnh tranh về thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng là một trong những yếu tố quyết định trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Các kho TMĐT cần tối ưu hóa vị trí và quy trình để rút ngắn thời gian giao hàng, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

6.3. Phát triển hạ tầng logistics: Hạ tầng logistics của Việt Nam đang ngày càng được cải thiện với các dự án giao thông lớn, các khu công nghiệp mới, và cảng biển hiện đại. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các kho TMĐT gần các trung tâm tiêu dùng lớn, giảm thời gian và chi phí vận chuyển.

6.4. Nhu cầu về công nghệ quản lý kho hiện đại: Để xử lý hàng hóa hiệu quả trong kho TMĐT, các doanh nghiệp đang đầu tư mạnh vào các công nghệ quản lý kho như WMS (Warehouse Management System), hệ thống mã vạch, RFID và tự động hóa. Điều này giúp cải thiện năng suất, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình.

Kho thương mại điện tử đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng, tăng cường trải nghiệm mua sắm và thúc đẩy phát triển của thị trường TMĐT. Với sự phát triển của TMĐT và nhu cầu mua sắm trực tuyến tăng cao, kho TMĐT sẽ ngày càng được đầu tư và tối ưu hóa để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Quý đối tác cần thêm các thông tin tư vấn chi tiết về kho thương mại điện tử, làm các thủ tục liên quan đến kho thương mại điện tử hoặc có nhu cầu thuê kho thương mại điện tử, vui lòng liên hệ tới IIP - Cổng thông tin bất động sản công nghiệp Việt Nam qua:

- Hotline: 1900888858

- Website: iipvietnam.com

- Email: info@iipvietnam.com