Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) nộp bằng ngôn ngữ nào?

Khi chuẩn bị bước chân vào thị trường Việt Nam, một trong những thắc mắc phổ biến nhất của các nhà đầu tư nước ngoài là: "Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) phải nộp bằng ngôn ngữ nào?".

Việc không nắm rõ quy định về ngôn ngữ không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian cấp phép mà còn gây phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng không cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên Luật Đầu tư 2020, Nghị định 31/2021/NĐ-CP và các nguyên tắc kế thừa tại Nghị định 239/2025/NĐ-CP.

1. Nguyên tắc chung: Tiếng Việt là bắt buộc

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, câu trả lời khẳng định là: Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư phải được nộp bằng tiếng Việt.

Đây là yêu cầu bắt buộc để cơ quan đăng ký đầu tư tại Việt Nam (như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Ban Quản lý các Khu công nghiệp...) có thể thẩm định và xử lý hồ sơ.

Cụ thể, Điều 5 Nghị định 31/2021/NĐ-CP (và được tiếp tục áp dụng trong tinh thần của Nghị định 239/2025/NĐ-CP) quy định rõ:

Hồ sơ thực hiện thủ tục đầu tư, các văn bản, báo cáo gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải được làm bằng tiếng Việt.

2. Quy định xử lý tài liệu tiếng nước ngoài

Trong thực tế, hồ sơ của nhà đầu tư nước ngoài thường bao gồm nhiều tài liệu gốc được cấp tại quốc gia của họ (như Giấy phép kinh doanh, Báo cáo tài chính, Hộ chiếu...). Vậy các tài liệu này cần xử lý như thế nào?

Dưới đây là 03 nguyên tắc vàng nhà đầu tư cần nhớ:

a. Bắt buộc phải có bản dịch tiếng Việt

Nếu hồ sơ có tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nhà đầu tư bắt buộc phải đính kèm bản dịch tiếng Việt. Cơ quan nhà nước sẽ không chấp nhận hồ sơ chỉ có tiếng nước ngoài mà không có bản dịch đi kèm.

b. Nguyên tắc ưu tiên tiếng Việt

Trong trường hợp tài liệu tồn tại song ngữ (có cả bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngoài), bản tiếng Việt sẽ được sử dụng để thực hiện các thủ tục đầu tư.

• Ý nghĩa: Điều này nhằm thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật, tránh trường hợp có sự sai lệch về ngữ nghĩa giữa hai ngôn ngữ trong quá trình thẩm định.

c. Trách nhiệm của nhà đầu tư

Nhà đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về:

• Tính chính xác của bản dịch.

• Tính trung thực của nội dung hồ sơ.

3. Lưu ý về Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng

Đây là bước quan trọng nhất mà nhiều nhà đầu tư thường bỏ sót dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.

Các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp không thể nộp trực tiếp (ngay cả khi đã dịch sang tiếng Việt) mà phải trải qua quy trình sau:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự: Tài liệu gốc phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên).

2. Dịch thuật công chứng: Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại Phòng tư pháp hoặc các Văn phòng công chứng tại Việt Nam.

Các loại giấy tờ thường gặp phải thực hiện thủ tục này:

• Giấy chứng nhận thành lập/Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ ở nước ngoài.

• Hộ chiếu của nhà đầu tư cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật.

• Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng nước ngoài (chứng minh năng lực tài chính).

• Điều lệ công ty nước ngoài.

Kết luận

Tóm lại, để hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư được chấp thuận nhanh chóng, nhà đầu tư cần đảm bảo mọi tài liệu nộp lên đều phải là tiếng Việt hoặc có bản dịch tiếng Việt hợp lệ. Việc tuân thủ đúng quy định về ngôn ngữ và hình thức văn bản (hợp pháp hóa lãnh sự) là bước đầu tiên để đảm bảo dự án đầu tư được triển khai thuận lợi tại Việt Nam.